기껏 변호사비를 들어서 열심히 핸드북(employee handbook)을 만들었는데 정작 이를 배포받은 직원들이 수령했다는 사인을 안 하는 경우가 자주 있다. 문제는 이런 직원들이 노동법 소송을 주로 한다는 사실이다. 소송을 당해서 이 직원에 관련된 자료들을 제출하는데 이 직원만 핸드북 수령에 대한 사인을 안 해서 난감한 경우가 자주 있다. 어떤 경우에는 핸드북 내용을 이해하지 못해서 아니면 법적인 내용에 대해 제 3자의 검토를 받아야 한다 아니면 그냥 게을러서 사인을 하지 않는 등 그 이유도 다양하다.

이렇게 핸드북 수령 인정에 대한 서명을 거부할 경우 고용 주는 난처하게 된다. 다른 직원들은 다 핸드북 수령 서명을 했는데 소수의 직원들이 사인을 하지 않으면 누구는 새 핸드북대로 직무를 수행하고 누구는 그렇지 못한 경우가 있기 때문이다.

캘리포니아주에서 직원 핸드북은 반드시 법적으로 필요하지 않지만 노동법 소송이 들어오면 제일 먼저 원고측 변호사가 묻는 것이 핸드북을 직원들에게 배포했냐는 질문일 정도로 중요하다. 수많은 노동법 관련법에 대해 핸드북에서 확실하게 설명해 주는 것이 필요하기 때문이다.

핸드북을 직원에게 줄 때 반드시 받았다는 사인을 받아야 한다는 법도 없다. 그러나 핸드북에 있는 내용을 직원에게 강요하기 위해서는 사인이 필요하다. 특히 캘리포니아 주 규칙 (Title 2, CCR) 1023 조항에 의하면 괴롭힘, 차별, 보복 금지 방침을 직원에게 배포해야 하고 그럴 경우 직원이 반드시 이를 받았다는 사인이 필요하다.

핸드북과 달리 괴롭힘, 차별, 보복 금지 방침을 수령했다는 직원의 서명이 필요하기 때문에 이를 거절하는 새로 채용된 직원에게는 좀더 심각한 경고나 처벌이 필요하다. 다음은 새로 채용된 종업원이 핸드북을 받았다는 항목에 사인을 하지 않을 경우 고용주 들에게 추천하는 단계들이다. 이는 다른 관련 서류들에 대해서도 직원이 서명을 거부할 경우 적용할 수 있다.

1. 수령 서명의 목적에 대해 명확히 직원에게 설명해라: 핸드북을 받은 직원이 핸드북을 검토한 다음에 고용주에게 질문할 기회를 줘야 한다. 만일 그 뒤에도 직원이 핸드북 수령에 대해 사인을 하지 않겠다고 거부하면 서명을 하지 않는 이유가 뭔지 물어야 한다. 이 직원에게 핸드북 수령 사인은 핸드북을 받았고 핸드북내의 조항 들을 검토했다고 인정하는 것이지 이 핸드북에 포함된 고용주의 방침을 승인하는 서명 이 아니라고 설명해줘야 한다.

2. 핸드북 수령에 대한 사인을 거부해도 핸드북내의 방침들은 여전히 직원에게 적용됨: 핸드북을 받았다고 인정하지 않아도 핸드북의 모든 절차들과 방침들은 모든 직원들에게 적용한다고 직원에게 설명해줘야 한다. 그렇게 이 방침들은 여전히 시행 될 것이고 핸드북 수령을 인정하는 서명을 하지 않았다고 해서 이 회사 방침들을 따르지 않는 행위에 대한 예외는 적용되지 않는다.

3. 직원의 서명 거부를 문서화해라: 핸드북의 수령 사인 부분에 “나는 핸드북 카피를 받아서 검토했거나 읽었지만 수령에 대해 사인을 거부했다”라는 구절을 포함시킬 수 있다. 물론 직원은 이 부분에 대해서도 서명을 거부할 수 있다. 만일 그럴 경우 수령 사인 섹션에 이 직원이 핸드북에 대해 모든 것을 서명하기를 거부했다고 문서화할 수 있다. 즉. “이 조항은 아무개 직원에 의해 서명이 되어야 하고 이 직원의 개인 파일에 포함되어야 하지만 서명을 거부했다”라는 식으로 문서화할 수 있다. 그래야 이 직원이 나중에 노동법 소송을 해도 이 직원에게 최소한 핸드북을 제공했다는 증거가 될 수 있다.

4. 핸드북 수령에 대한 서명을 종업원 채용의 조건으로 정할 지 여부를 결정해야 한다: 고용주는 종업원이 핸드북 수령에 대한 사인을 해야 채용할 수 있다고 조건을 둘 수 있다. 만일 직원이 핸드북 수령에 대해 서명을 해야 채용된다고 설명을 해줘도 서명을 거부하면 이를 채용 조건을 따르지 않았다고 볼 수 있다.

캘리포니아주는 임의채용주이기 때문에 핸드북 수령에 대한 사인을 거부해도 직원을 노동법이 보호해 줄 수 없고 명령 불복종으로 채용 불가나 해고 같은 징계를 받을 수 있다. 그래도 고용주의 이런 행위가 차별이나 보복으로 볼 수 없다.

문의: (213) 387-1386

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<김해원 노동법 전문 변호사>